Un pedido entra por correo y se vuelve a escribir
Definir una entrada única, validar los campos necesarios y llevarlos al sistema correspondiente.
El reto
Cuando el trabajo pierde continuidad.
La información se copia entre correo, hojas y aplicaciones; las excepciones se resuelven fuera del sistema.
Casos habituales
Que el trabajo avance sin perder contexto entre herramientas.
Situaciones frecuentes y cómo las abordamos.
Las aprobaciones viven fuera del proceso
Hacer visible quién revisa, qué decisión toma y qué sucede después.
El equipo descubre los errores demasiado tarde
Acordar controles de calidad y alertas en los pasos donde aparecen excepciones.
Antes de construir
Qué necesitamos entender y decidir.
INFORMACIÓN DE PARTIDA
- Muestras del proceso y sus excepciones
- Herramientas, permisos y responsables actuales
- Volumen y tiempo de dedicación observados
DECISIONES COMPARTIDAS
- Qué pasos pueden automatizarse con reglas
- Qué excepciones necesitan una persona
- Qué sistemas serán la referencia de cada dato
PRIMER PASO RECOMENDADO
Pide una reunión gratuita de 30 minutos Elegir un proceso frecuente, dibujar sus pasos reales y medir su carga actual con el equipo.
Cómo lo abordamos
Tres decisiones para pasar a la acción.
01
Mapa del proceso
Identificamos entradas, responsables, herramientas, excepciones y decisiones.
02
Integración por etapas
Conectamos los puntos necesarios y automatizamos pasos repetitivos según el alcance.
03
Seguimiento operativo
Hacemos visible el estado de cada trabajo y acordamos cómo revisar incidencias.
La solución por dentro
Componentes que se pueden combinar.
Elegimos y combinamos estos componentes según tu proceso y las herramientas que ya utilizas.
Entrada ordenada
Captura y validación de campos antes de que el trabajo avance.
Integraciones
Movimiento de datos entre herramientas con responsables definidos.
Aprobaciones
Revisión de excepciones y registro de la decisión humana.
Visibilidad operativa
Estado, incidencias y tiempos visibles para cada equipo.
Entregables
Qué entregamos.
Concretamos cada entregable con tu equipo antes de empezar.
- Mapa de proceso y excepciones
- Integraciones acordadas
- Reglas de enrutamiento
- Vista de seguimiento
Control y medición
Decisión humana
Las personas responsables validan excepciones, corrigen datos y aprueban los pasos que lo requieran.
Qué medimos
Tiempo de ciclo, retrabajo, incidencias y tareas pendientes, comparados con el punto de partida.
Calcular la carga de un proceso ↗Capacidades relacionadas
Especialidades que intervienen.
Preguntas útiles
Lo que conviene aclarar al principio.
¿Hay que sustituir el sistema actual? +
La primera opción a estudiar es aprovechar e integrar las herramientas existentes cuando sea viable.
¿Qué ocurre con una excepción? +
Se define una ruta de revisión con responsable, información necesaria y registro de la decisión.