Un asistente de conocimiento ayuda a encontrar información y preparar respuestas a partir de documentos permitidos. Antes de construirlo definimos usuarios, fuentes, permisos, preguntas de prueba y revisión humana. Si el proceso requiere acciones en otros sistemas, evaluamos por separado si conviene un agente o un flujo de automatización.
Qué incluye el servicio
Definimos el primer caso de consulta antes de ampliar documentos, usuarios o acciones. El alcance final queda recogido en la propuesta.
Inventario de fuentes y permisos
Selección de preguntas frecuentes del equipo
Prototipo de consulta con referencias
Pruebas de calidad, límites y seguridad
Guía de uso y revisión humana
Responsables de actualización y mantenimiento
Una prueba pequeña antes de extender el acceso
Delimitar
Elegimos un equipo, una necesidad y un conjunto autorizado de fuentes. Revisamos formatos, propietarios, fecha de actualización y restricciones de acceso para evitar que el asistente responda con información que no debería ver.
Preparar
Organizamos documentos y criterios de respuesta. Definimos cómo citar fuentes, cómo reconocer una duda y cuándo derivar la pregunta a una persona responsable.
Evaluar
Probamos preguntas normales, ambiguas y adversas con el equipo. Registramos respuestas incorrectas, ausencia de fuentes, información obsoleta y cualquier acceso indebido antes de decidir su uso.
Acompañar
Si la prueba funciona, acordamos acceso, instrucciones y seguimiento. Se asigna quién actualiza las fuentes, revisa incidencias y decide cuándo cambiar el comportamiento del asistente.
Qué se entrega y qué se mide
Según el alcance: inventario de fuentes, caso de uso priorizado, prueba funcional, conjunto de preguntas de evaluación, pautas de revisión y responsables. La calidad se mide con preguntas representativas y con los errores registrados durante la prueba.
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Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia de un chatbot público?
Un asistente empresarial se diseña para unas fuentes, usuarios y permisos concretos. Puede citar documentos internos autorizados y reconocer cuándo no tiene base para responder. Su configuración, mantenimiento y evaluación dependen de la organización; no basta con abrir una cuenta de una herramienta general.
¿Es lo mismo que un agente de IA?
No siempre. Un asistente suele consultar y preparar información; un agente puede elegir pasos y usar herramientas para actuar. Si hay acciones con efectos en sistemas o clientes, hace falta definir permisos, aprobaciones, límites y registro. Puede que un flujo fijo sea más sencillo y fiable.
¿Podemos usar contratos, manuales o correos?
Solo tras comprobar titularidad, finalidad, permisos, datos personales y condiciones del proveedor. Recomendamos empezar con fuentes acotadas y autorizadas. Algunas fuentes pueden necesitar anonimización o quedar fuera de la prueba.
¿Qué pasa si responde algo incorrecto?
El asistente debe mostrar fuentes cuando proceda, expresar incertidumbre y facilitar la revisión. Probamos preguntas conocidas antes de ponerlo en uso y registramos los errores para corregir fuentes, instrucciones o límites. Las decisiones relevantes quedan en manos de personas responsables.
¿Hay que subir toda nuestra documentación?
No. Empezar con una colección pequeña permite comprobar utilidad y riesgos. Primero se seleccionan fuentes vigentes, responsables y preguntas a resolver. Añadir más documentos sin orden puede empeorar las respuestas y aumentar el trabajo de mantenimiento.
¿Se conecta con nuestro ERP o CRM?
Se estudia caso por caso. Consultar información de un sistema y modificarla son tareas distintas. Antes de conectar revisamos API, permisos, seguridad, registro de operaciones y esfuerzo de mantenimiento; una integración se propone solo si es viable.
¿Cuánto tarda un primer piloto?
Depende de la disponibilidad y calidad de las fuentes, los permisos y el número de preguntas a validar. Tras el diagnóstico gratuito proponemos fases, entregables y criterios de aceptación.