Un buen chatbot no sustituye la atención al cliente de una pyme: le quita lo repetitivo para que las personas se ocupen de lo que importa. Uno malo hace que el cliente se desespere y llame igualmente, pero de peor humor. Esta guía explica qué puede hacer un chatbot con IA para una pyme, cómo montarlo para que ayude de verdad, qué exige la ley desde agosto de 2026 y cuánto cuesta.

Qué puede resolver un chatbot con IA

• Preguntas frecuentes: horarios, plazos, documentación de producto, condiciones de servicio.

• Estado de pedidos o servicios, si está conectado al ERP o a la herramienta de gestión.

• Recogida de incidencias con todos los datos necesarios (cliente, equipo, número de serie, fotos) para que el técnico no tenga que volver a llamar.

• Primera cualificación de solicitudes de presupuesto, que luego revisa el comercial.

Lo que no debe hacer solo: negociar precios, aceptar reclamaciones económicas o comprometer plazos que dependen de la producción.

Cómo montarlo para que funcione

1. Empieza por las preguntas reales. Revisa los correos y llamadas de los últimos meses y apunta las veinte preguntas que más se repiten.

2. Dale buena documentación. El chatbot responde con lo que tiene: fichas, condiciones y procedimientos actualizados. Si la documentación está desordenada, las respuestas también.

3. Paso a una persona siempre visible. El cliente tiene que poder hablar con alguien en cualquier momento, y esa persona tiene que recibir la conversación completa.

4. Elige el canal donde ya están tus clientes: la web, el correo o WhatsApp.

5. Revisa las conversaciones las primeras semanas para corregir respuestas y detectar preguntas nuevas.

Chatbot, asistente o agente

Un chatbot conversa y responde. Cuando además consulta sistemas, abre incidencias o prepara documentos, se acerca a lo que se llama un agente. Para una pyme, lo sensato es empezar respondiendo bien y dar más autonomía solo donde haya demostrado acertar. Te lo explicamos en nuestra guía de agentes de IA para pymes.

Qué exige la ley

Desde el 2 de agosto de 2026, el AI Act obliga a que quien habla con un chatbot sepa que está hablando con una IA, salvo que sea evidente. Si el chatbot recoge datos personales, se aplica el RGPD: informar, pedir solo lo necesario y cuidar dónde se guardan. Lo resumimos en nuestra guía del AI Act para pymes.

Cómo saber si funciona

• Porcentaje de conversaciones resueltas sin pasar a una persona.

• Llamadas y correos repetitivos que ya no llegan al equipo.

• Tiempo de respuesta fuera de horario.

• Quejas sobre el propio chatbot. Si suben, algo está mal configurado.

Preguntas frecuentes sobre chatbots para pymes

¿Cuánto cuesta un chatbot con IA para una pyme?

Depende de si solo responde preguntas o también se conecta con tu ERP o tu CRM. En WTG AI un proyecto de automatización cuesta 3.500 € según nuestras tarifas, a lo que se suma el coste de uso de la plataforma elegida.

¿Un chatbot puede atender por WhatsApp?

Sí, a través de la API de WhatsApp Business y una plataforma que la gestione. Conviene empezar por un solo canal y ampliar cuando funcione.

¿Tengo que avisar de que es una IA?

Sí. Desde el 2 de agosto de 2026, el AI Act exige que la persona sepa que está hablando con un sistema de IA, salvo que sea evidente por el contexto.

¿Sustituye a mi equipo de atención al cliente?

No. Le quita las consultas repetitivas y le pasa las demás con toda la información, para que dedique su tiempo a los casos que lo necesitan.

Si quieres ver cómo quedaría un chatbot con tu documentación, reserva una llamada gratuita de 30 minutos o consulta nuestro servicio de implantación de IA.