La automatización como servicio (AaaS) combina la puesta en marcha y el mantenimiento de procesos automatizados. Revisamos qué incluye este modelo, cuándo puede encajar y qué debe quedar escrito en el contrato.
SaaS, desarrollo a medida y AaaS: la diferencia
- SaaS (software como servicio). Pagas una suscripción por usar una herramienta: un CRM, un programa de facturación, un chatbot. La herramienta es la misma para todos y el trabajo de adaptarla a tu empresa lo haces tú.
- Desarrollo a medida. Pagas un proyecto para que alguien construya algo específico para ti. Cuando se entrega, el mantenimiento es otro contrato (o no lo hay).
- AaaS. Pagas por un resultado que funciona: que los pedidos entren solos en el ERP, que las facturas se lean y se contabilicen, que los clientes reciban seguimiento. El proveedor combina las herramientas que hagan falta, las conecta y responde si algo deja de funcionar.
La diferencia que importa es quién se ocupa cuando algo cambia: una API que se actualiza, un proveedor que cambia el formato de sus albaranes, un empleado nuevo que necesita acceso. En SaaS te ocupas tú; en AaaS, el proveedor.
Cuándo le conviene a una pyme
Tiene sentido cuando se dan varias de estas condiciones:
- No hay nadie en la empresa con tiempo o conocimiento para mantener integraciones entre programas.
- Los procesos a automatizar tocan varias herramientas a la vez (correo, ERP, hojas de cálculo, CRM).
- La empresa prefiere un gasto previsible a una inversión grande de entrada.
- Los procesos cambian con cierta frecuencia y la automatización tiene que ir adaptándose.
No conviene tanto cuando hay un equipo técnico propio que puede mantener las automatizaciones, o cuando el proceso es tan simple que una herramienta SaaS lo resuelve sin integración.
Qué revisar en el contrato
- Qué está incluido exactamente. Cuántos procesos, cuántos cambios al mes, qué se considera un proceso nuevo.
- Tiempo de respuesta ante un fallo. Si la automatización de pedidos se para un lunes, ¿cuándo se arregla?
- Propiedad y salida. Si dejas el servicio, ¿te quedas con las automatizaciones, la documentación y los accesos? Este punto es el más importante y el que más se olvida.
- Licencias de terceros. Quién paga las herramientas que hay debajo y a nombre de quién están las cuentas. Mejor a nombre de tu empresa.
- Datos. Dónde se procesan, quién tiene acceso y contrato de encargado del tratamiento.
Cómo lo hacemos en WTG
Nuestra fórmula mezcla las dos cosas: un proyecto de automatización y, después, un servicio de Automatización e integraciones para que siga funcionando. Las cuentas y las automatizaciones quedan a nombre del cliente: si un día deja el servicio, se lo lleva todo.
Para saber si compensa, el cálculo es el mismo que para cualquier proyecto de IA: horas que se ahorran al mes, coste de esas horas y coste total del servicio. Lo explicamos en la guía de coste y ROI de la IA para pymes.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la automatización como servicio?
Un modelo en el que un proveedor diseña, pone en marcha y mantiene los procesos automáticos de tu empresa, y responde si dejan de funcionar, en lugar de venderte una herramienta o un desarrollo cerrado.
¿Es más caro que comprar el software?
Suele tener un coste mensual mayor que una suscripción suelta, pero incluye el trabajo de integrar y mantener, que en SaaS haces tú o pagas aparte.
¿Qué pasa si quiero cambiar de proveedor?
Depende del contrato. Antes de firmar, asegúrate de que las cuentas, las automatizaciones y la documentación quedan a nombre de tu empresa.
Si quieres ver qué procesos de tu empresa se podrían automatizar, Pide una reunión gratuita de 30 minutos .
